Hoe ik mijn bedrijfskennis vastleg zodat een AI-agent er zelfstandig mee werkt

Ik werk alleen. Dat betekent dat alles wat ik niet vastleg alleen in mijn hoofd zit, en na een weekend of een week met ander werk is het daar niet meer terug te vinden.

Bij een team lost dat zich vanzelf op, want iemand anders weet het nog. Bij een eenmanszaak niet.

Het gevolg merkte ik vooral bij het werken met AI. Elke sessie begon opnieuw met uitleggen wie de klant is, wat de strategie is en waar we gebleven waren. Dat is de duurste vorm van herhaling die ik ken, want het kost tijd en het resultaat wordt er niet beter van.

Het is gewoon een map met bestanden

Mijn oplossing is minder spannend dan het klinkt. Ik houd mijn bedrijfscontext bij in platte tekstbestanden in een repository, en Claude Code leest daaruit bij elke sessie. Ik heb die verzameling de wat grote naam Atlas gegeven, wat vooral zegt dat ik op dat moment zin had in een naam.

Wat het praktisch is, is de laag waarin staat wie ik ben, wat ik verkoop, aan wie, hoe de klanten ervoor staan en waar elk project is blijven liggen.

Er zit geen database onder en geen tool die ik heb moeten kopen. Het zijn bestanden, en dat is precies waarom het werkt: ik kan ze zelf lezen en corrigeren als er iets niet klopt.

De ochtend begint met een overzicht

Sinds juni draait elke ochtend een vaste routine die open taken, deadlines en lopende klantvoortgang samenvat. In juni heb ik hem herschreven omdat de eerste versie te veel proza gaf en te weinig signaal.

Wat hij nu doet is melden waar bronnen elkaar tegenspreken en wat er vandaag en morgen af moet. Bij een gezond systeem is dat een kort lijstje.

Het verschil met vroeger zit niet in de informatie, want die stond er ook al. Het verschil is dat ik er niet meer naar hoef te zoeken.

Notities worden vanzelf bruikbaar

Ik schrijf losse gedachten en klantnotities in Notion, want dat doe ik ook op mijn telefoon. Eén keer per dag haalt een routine die op en zet ze om naar de bestanden waar de rest uit leest.

Dat is de stap die het geheel bij elkaar houdt. Zonder die stap is een notitie een notitie, en daarna context waar een volgende sessie iets mee kan.

Klantcontext als geheugen

Voor elke klant staat er een dossier klaar met de afspraken, de strategie, de lopende aanpak en welke onderdelen van mijn systeem er voor die klant draaien.

Als ik aan een klant begin te werken, laadt dat dossier mee. Ik hoef niet uit te leggen wat de situatie is, dus een sessie begint op het punt waar de vorige stopte.

Dat is ook de reden dat ik klantwerk in de eerste plaats van bestanden laat afhangen en niet van mijn eigen geheugen. Bij drie klanten kan het nog in je hoofd. Daarna niet meer.

Content begint niet bij nul

Sinds juni geldt hetzelfde voor mijn eigen content. Een aantal routines verzamelt eerst wat er over een onderwerp ligt, beoordeelt of dat genoeg is om iets van te maken, en levert dat als voorbereid materiaal op.

De poort zit in de tweede stap. Komt er niet genoeg boven tafel, dan wordt er niets geschreven, en dat scheelt meer werk dan het kost.

Wat het wel en niet oplevert

Het levert vooral op dat ik minder tijd kwijt ben aan opnieuw beginnen, en dat het werk dat overblijft dieper kan gaan omdat de aanloop al gedaan is.

Wat het niet doet, is beslissingen nemen. Alles wat hierboven staat verzamelt en ordent, en het oordeel over wat er met een klant moet gebeuren blijft bij mij. Dat is geen bescheidenheid maar de enige indeling die ik betrouwbaar krijg.

Dezelfde volgorde van meten, signaleren en dan pas handelen gebruik ik in het klantwerk zelf. Hoe dat er in een dashboard uitziet, staat in Management, signaal, analyse, actie.